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离职员工删文件,别怕!快用有道云协作

时间:2016-11-03 14:47      作者: admin

         2015年,中国经济发展步入新常态,经济增速从高速转为中高速,部分企业在转型过程中陷入低潮,带动离职率进一步升高。从各行业员工离职率来看,制造业、传统服务业、消费品行业的员工离职率依然处于领跑地位,分别为20.9%19.8%19.6%,员工整体流动性依然小幅上升。

对企业而言,前期花费大量人力、财力培养的员工,在为企业创造价值的关键时刻流失,企业陷入人才培养、流失的恶性循环。与此同时,离职员工在离职前清空电脑,特别是业务员将客户带走,更是造成企业不可估量的损失。近日国内某知名问答社区,关于员工离职删文件为企业带来近30W损失的帖子浏览量高达74W,话题关注人数近千人,互联网上刮起一股企业如何加强文件管理风。

散落文件集中存储,有道云协作统一管控

企业的发展源于每个员工的劳动和创造,员工每日的工作产出是企业宝贵的财富。利用企业网盘能够帮助企业将散落的文件集中存储,统一管控。以网易有道云协作为例,不同部门存储文件有所不同。比如销售部存储的文件有:销售部周报、FAQ、存放产品资料的销售工具包、客户年报报价单保存等文件。

通过有道云协作同步端,可实现本地编辑文件,云端自动同步,在不改变员工操作习惯同时,将以前散落在电脑的工作产出,实时收集统一管理。

存储在有道云协作上的文件,还可通过权限设置进行文件的安全管控,保证企业数据有效积累。基于文件的安全管控分享两点:

不同部门不同权限:根据不同部门分类存储文件,为员工设置相应的文件权限,比如市场部门的员工仅拥有市场部的文件以及企业的公共资料库文件,无权查看财务部等其它部门资料;

不同文件不同权限:上传至企业网盘的文件,可根据不同员工对文件的需求程度,建立协作文件夹,该文件夹对不同员工设置查看编辑共同所有者等文件权限。

除此之外,管理员还可在员工离职前,通过有道云协作查看员工离职前夕的文件操作行为,比如:下载、分享等;管理员将该员工的文件操作行为分享给对应的管理者,管理者确认无操作异常后,才准许办理离职手续。

企业网盘不仅能存文件,还能流转

文件统一管控,不仅能让企业资料有效归档,还能通过文件流转让文件资料发挥最大价值。这就是企业网盘和个人网盘最大的区别。个人网盘仅作为文件的存储备份工具,而企业网盘基于文件的存储备份,还有更多基于文件的内部流转功能。以有道云协作为例,在企业网盘上实现文件的流转有两种方式:分享链接和一键@同事。

l分享链接:存储在有道云协作上的文件,可以生成对应的分享链接,达到管控链接的目的。

一键@同事:存储在有道云协作上的文件,在文件下方可添加评论,并一键@同事名称,同事可在有道云协作平台接收消息,手机端也能同时收到消息提醒。

企业文件只有集中存储,统一管控才能有效避免离职员工删除文件的情况,通过企业网盘不仅能管控文件,还能通过企业网盘实现内部文件流转,减少员工之间有效沟通成本,提高员工办事效率,与企业而言是为双赢。