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为什么要使用企业邮箱

时间:2016-11-21 14:52      作者: admin

        正是因为企业邮箱这么多的优势,才会让越来越多的企业选用企业邮箱。企业邮箱也可以给企业带来效益。将企业人员联系在一起,也打开了向外的渠道。是现今互联网时代中不可缺少的现代化的通讯工具。

除了大家提到的延时性、客户端随意性什么的问题以外

深度使用的时候这两种产品,从他满足的使用场景上就是有很明确的区别:

1、转发/抄送

即时通信工具起源于点对点,群组功能大都是割裂的,以qq为例,你跟人聊事情,聊了一半要其它人协助,就得把人拉进来多人会话,等他确定,还要把事情重新说一次,回头找聊天记录还难;或者放到群里喊一堆人七嘴八舌。

而邮件是完整的解决了这个问题,别人找你办事,不归你管的直接转给别人,补上两句话;归你管的处理完了,抄送老板。这就是一个杀手级的应用——别的产品彻底办不到,或者不愿意办。

2、内网跨系统协同

同样是起源问题。企业IM到近年才较为受重视,之前都是互联网的通用产品。企业用户会需要为自己公司内部维护一套关系,成本高不说,安全性没保证,也没人保证同步。

而邮件服务早早的进入企业,每个企业都自建邮箱,可以自己维护邮件组,推送信息,还有exchange的全球通讯录帮你查询人员,还可以整合日历,和其它内部系统对接。

相当于是有人帮你保持一套社交网络,把你网在里面。所以企业内部的沟通,邮件服务还是被认为正式的,比即时通信可靠

 

3、复杂环境和跨团队协同

在国际部门工作4年后,我需要补充一点,在复杂场景下,信息的完备压倒了快速、交流、低延迟等需求,所以这时候邮件压倒即时通信。例如:

-跨国带时差的任务委派。这种情况下甲乙双方其实希望的是不要交流,因为沟通本身的成本被放大了很多,可能远远超过任务执行的成本。最好的模式是发一个完整的1-2-3步骤指南,然后对方返回执行结果。即使中间有误解,很多时候执行-纠错-再执行的成本比交流弄清需求-再执行要低。

企业邮箱的优势有:

1、全面提高企业形象: 以企业域名为邮箱后缀,所有员工邮箱均为邮箱名@企业域名,这样的话,企业的形象就有了,员工在对外沟通的时候,很容易向客户建立信任度。提高了企业的形象。

2、克服员工流动影响:如果员工离开企业了,那么邮箱可以顺利收回,从而将所有业务联系保留和延续下来。如果是用私人的邮箱,那么是不可能回收的。

3、可以自主管理: 可以根据企业需要自主开设企业邮箱,可自由命名、分配容量、分组、设定功能限制等,方便企业的统一管理。

4、增强内部信息沟通和协同能力: 利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣,对常见咨询问题自动解答等,提高工作效率,增进内部信息沟通和协同办公能力。

5、安全性、稳定性和服务品质 :企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱,有专门的售后服务支持,服务品质更适于企业商务应用。